Een goed debiteurbeheer is de goedkoopste weg naar werkkapitaal en cashflow

Een te groot aantal openstaande facturen (DSO) heeft impact op de continuïteit en groei van jouw bedrijf. Momenteel ben je dan ook meer aan het voorfinancieren, voor jouw klanten, dan gezond is voor jouw eigen bedrijfsvoering. Daarom is het belangrijk dat je debiteurenbeheer effectief inricht. Een goed ingericht debiteurenbeheer is de goedkoopste weg naar werkkapitaal en cashflow. 

Wat is nu een effectief ingericht debiteurenbeheer?
Een goed debiteurenbeheer ondervangt het gehele traject van klantonderzoek, offerte, bestelling, facturering en betalingsopvolging tot en met de eventuele incasso.

Eigenlijk spreken we hier van een proactief debiteurenbeheer of creditmanagement. Het geeft je een antwoord op de volgende vragen: Hoe beheer je het vertrouwen dat je aan je relaties geeft? Met welke klanten ga je in zee en onder welke voorwaarden? Hoe kan ik mijn klanten sneller laten betalen? Hoe kan ik mijn uitgaande facturen efficiënt opvolgen? Wat is het risico van je huidige klantenportefeuille? Welke stappen onderneem je als een klant niet op tijd betaalt? Wat is mijn DSO? Hoe kan ik incasseren met het behoud van de klantrelatie?

Debiteurenbeheer, creditmanagement is een belangrijk onderdeel van bedrijfsvoering! Wij delen dan ook graag onze ervaring naar enkele belangrijke stappen in debiteurenbeheer.

Ken je huidige en toekomstige klanten!

Kredietwaardigheidscheck
Weet met wie je zaken doet! Jouw nieuwe prospect heeft eerst ook andere partijen overwogen om met jou in zee te gaan of hij zal dit zeker nog doen. Het is dan ook heel normaal dat jij hetzelfde doet, voor dat je een duurzame relatie gaat opbouwen. Vragen die je jezelf kan stellen: Kan je nieuwe relatie de kosten wel dragen? Is hij onder toezicht of staat hij bekent als een trage betaler.

De onmiddellijke inzage in solvabiliteit of kredietwaardigheid van je opdrachtgever zal je risico op wanbetaling aanzienlijk doen afnemen.

Via het internet kom je al vrij snel tot basis inzagen. Echter is een gestructureerde aanpak met kwalitatieve data hier wel aan de orde. Je wil een potentiële klant nooit verliezen op slechte quoteringen via één of andere blog. Maak daarom gebruik van kredietwaardigheidsinformatie verleners, zoals een Credit Safe, Graydon, CompanyWeb, Dun & Bradstreet… Deze partijen geven je een objectief en niet te nuanceren overzicht van de situatie.

Echter is de analyse natuurlijk subjectief en zijn de rapporten niet zo makkelijk te vertalen naar een actie. Bekijk daarom zeker is de kredietwaardigheidschecktool van Debto. (zie ook segmenteer je klanten)

Segmenteer je klanten
Verdeel je klanten op basis van risico’s in segmenten. Bepaal per segment of klanttype de juiste betalingsvoorwaarden en facturatieopvolging. Op basis van scoring categorieën kan je een objectieve maatstaf aanbrengen in je proces. Deze vertaal je dan eenvoudig naar voorwaarden.

Blijf je volledige klantportefeuille te alle tijden opvolgen. De professionele levenscyclus van de klant staat niet altijd op hetzelfde punt. Het is dan ook belangrijk de voorwaarden te hanteren die dan van toepassing zijn.

Automatiseer je proces zodat het altijd eenduidig en efficiënt verloopt.

Maak duidelijke afspraken
Op basis van de klantsegmentatie kan je de betalingsvoorwaarden eenduidig vastleggen. Schriftelijk vastgelegde betalingsvoorwaarden zijn belangrijk. Zorg dat deze voorwaarden voor iedereen, dus zowel medewerkers van de organisatie als klanten, toegankelijk zijn.

Een debiteur blijft een klant

Het is dus nodig om commercieel te blijven denken. Het woord ‘debiteur’ heeft dikwijls, doch ongewenst, een negatieve bijklank. Een debiteur wordt gezien als een potentiële wanbetaler doch verdient hij dezelfde goede behandeling als voordien, als klant dus. Denk dus mee in zijn behoefte en bewaak de goede zakelijke relatie. Tijdens de offerte en het aanhoren van de noden van je klant, handel je meedenkend, professioneel en correct. Trek dit dan ook door tijdens als nadat de opdracht is afgehandeld.

Stuur na het afhandelen van de opdracht snel een correcte factuur
Je hebt je uiterste best gedaan voor te voldoen aan alle voorwaarden van de opdracht. Vraag dan ook onmiddellijk naar bevestiging. Heeft dit inderdaad alle wensen ingelost?  Herinner hem nog even aan de vooropgestelde betalingsvoorwaarden en stuur zo spoedig mogelijk een factuur. Laat de klant de factuur ontvangen op de door hem uitverkorene manier(en) en zorg voor een mogelijkheid dat hij altijd zijn facturen kan inkijken.

Zorg voor een zo eenvoudig mogelijke betalingsdoorzetting
Zorg ervoor dat je klant zo eenvoudig mogelijk via de door hem geprefereerde betalingsmodaliteiten kan betalen. Vandaag zijn er verschillende partijen die kunnen inspelen op deze behoefte. Zo zijn er de huidige bankopties als ook Mollie, Ingenico, POM…

Herinner de klant bij het niet nakomen van de betalingsvoorwaarden
Informeer of de klant de factuur ontvangen heeft. Maar komt een klant een afspraak (herhaaldelijk) niet na? Wees dan niet bang om de klant te herinneren aan de afspraken die je samen hebt gemaakt. Als een klant merkt dat je geen strak debiteurenbeleid voert, bestaat de kans dat de klant meer ruimte pakt en uw facturen voortaan onder op de stapel legt. Een gestructureerd en duidelijke factuuropvolging is essentieel in het volledige debiteurenbeheer.

Zorg voor een geautomatiseerde opvolging
Facturatieopvolging is een tijdrovende proces, zeker als je de klanten op een klantvriendelijke manier per type probeert te behandelen. Laat je daarom bijstaan door software die op maat van jouw wensen kan worden ingezet. Bekijk daarom zeker onze slimme Debto debiteurenbeheer software.

Zorg voor een klantvriendelijke procedure bij niet betaling
Blijft een onbetaalde factuur lang liggen? Dan loopt u het risico dat een klant uiteindelijk niet meer bereid is te betalen. Hoe langer de betaling uitblijft, hoe kleiner de kans dat het geld nog op uw rekening belandt. Er zijn vandaag manieren om op een klantvriendelijke manier toch duidelijkheid te brengen naar de betalingsnoodzaak. Laat je daarom bijstaan door een incassobureau en proces dat behoud van de klantenrelatie vooropstelt.

 

•  Zorg voor bevestiging van het goede verloop.
• Herinner hem nog is aan de betalingsvoorwaarden.
• Stuur zo snel mogelijk een factuur.
• Zorg voor een zo eenvoudig mogelijke betalingsdoorzetting.
• Zorg voor een structureel duidelijke opvolging.
• Zorg voor een procedure bij niet betaling, stel dit zeker niet uit.
• Zorg voor software die je hierin kan ondersteunen of zelfs volledig automatiseert!

Benieuwd wat Debto voor uw bedrijf of organisatie kan betekenen? We vertellen het u graag in een persoonlijk adviesgesprek. Wij garanderen een debiteurenbeheer met een glimlach!